TOP 5 RODIKLIŲ VALDYMO PROBLEMOS IR JŲ SPRENDIMO BŪDAI

Sep 10 / Aistė Jurkuvienė

Slapukų politika
DALINASI AISTĖ JURKUVIENĖ
2024-09-11

Šiandieninėje konkurencingoje verslo aplinkoje veiklos rodikliai (KPI) yra labai svarbus įrankis organizacijoms, siekiančioms įvertinti sėkmę, valdyti veiklą ir skatinti augimą. KPI yra kiekybinis veiklos rezultatų matas, leidžiantis stebėti pažangą siekiant strateginių tikslų, priimti pagrįstus sprendimus ir nustatyti tobulintinas sritis. Tačiau, nepaisant jų svarbos, efektyvus KPI valdymas kelia nemažai iššūkių įvairaus dydžio organizacijoms. Šie iššūkiai gali pakenkti KPI tikslumui, tinkamumui ir naudingumui, o galiausiai trukdyti siekti savo tikslų. Šiame straipsnyje ir aptarsime dažniausiai pasitaikančias problemas, su kuriomis organizacijos susiduria valdydamos KPI bei pasiūlysime galimus sprendimus, kad KPI būtų patikima veiklos valdymo ir sprendimų priėmimo sistema.
 
  1. Rodiklių perteklius. Tai viena iš dažniausiai pasitaikančių problemų, kai organizacijos sukuria per daug KPI, siekdamos apimti visus galimus veiklos aspektus. Nors pradinė intencija gali būti gera, lentos, perpildytos KPI, lemia dėmesio praradimą ir susitelkimo stoką. Toks nevaldomas KPI kiekis gali suklaidinti nustatant prioritetus ir priimant sprendimus. Rezultatas – blaškymasis ir nuoseklaus gerėjimo nebuvimas.

    Patarimas:     Reguliariai atlikite KPI auditą, kad įvertintumėte, kurie rodikliai tiesiogiai prisideda prie pagrindinių organizacijos tikslų. Palikite tik pačius svarbiausius KPI, kurie yra kritiškai svarbūs sėkmei. 

  2. Neaiškus rodiklių apibrėžimas. Kita dažna problema – netikslus KPI apibrėžimas. Rodikliai dažnai įvardijami tik keliais žodžiais, be išsamaus paaiškinimo. Pavyzdžiui, rodiklis „Neatitiktys“ gali būti interpretuojamas įvairiai: vieni darbuotojai gali manyti, kad tai naujai registruotos neatitiktys, o kiti – visos neišspręstos. Neaiškus rodiklio apibrėžimas lemia skirtingas interpretacijas, ypač keičiantis darbuotojams, o tai sukuria painiavą ir menkina KPI patikimumą.

    Patarimas:     Pritaikykite SMART* principą, siekiant aiškiai apibrėžti KPI. Lentoje sukurkite papildomą skiltį „Rodiklio apibrėžimas“, kur išsamiai aprašykite, ką konkrečiai matuojate. Pvz., rodikliui „Neatitiktys“, naudokite konkretų apibrėžimą: „Per dieną užregistruotų naujų neatitikčių kiekis“. Gali nutikti netgi ir taip, jog iš vieno rodiklio atsiras daugiau subrodiklių, tokių kaip „Vėluojančių neatitikčių kiekis“ ar „Iš viso neišspręstų neatitikčių“.

    *SMART – tai principas, padedantis kurti tikslius ir veiksmingus rodiklius. Kiekvienas rodiklis turi būti: S (Specific) – konkretus, aiškiai apibrėžtas; M (Measurable) – pamatuojamas, apskaičiuojamas; A (Achievable) – pasiekiamas, realus konkrečioms sąlygoms, bet ir su tam tikra ambicija; R (Relevant) – aktualus, atitinkantis esamą kontekstą, strategiją; T (Time- bounded) – apibrėžtas laike. 

  3. Duomenų kokybės ignoravimas. Augant duomenų apimtims ir plečiantis technologijoms, duomenų kokybė tampa vis svarbesniu KPI tikslumo veiksniu. Netikslūs arba nepatikimi duomenys gali privesti prie klaidingų išvadų bei sprendimų. Kai KPI yra grindžiami prastos kokybės duomenimis, net ir geriausios intencijos gali sukelti nenumatytų problemų ir privesti prie klaidingų išvadų bei sprendimų.

    Patarimas:     Užtikrinkite, kad kiekvienas KPI turėtų aiškiai apibrėžtą apskaičiavimo formulę ir duomenų surinkimo algoritmą (filtrų nustatymus) bei tikslius duomenų rinkimo ir patvirtinimo procesus. Pavyzdžiui, norint tinkamai apskaičiuoti vėluojančias neatitiktis, svarbu, kad sistemoje būtų aiškiai nurodyti sprendimo terminai ir kad būtų filtruojami tik vėluojantys atvejai. Na, o jei duomenų kokybė priklauso nuo rankiniu būdu į sistemą vedamų duomenų – ugdykite darbuotojus ir akcentuokite duomenų suvedimo kokybės svarbą. 

  4. Nesuderinamumas tarp departamentų, skyrių. Dažnai nutinka, kad skirtingiems padaliniams iškelti rodikliai sukelia tarpusavio nesuderinamumą arba net trukdo siekti bendrų veiklos tikslų. Pavyzdžiui, pirkimų skyriui nustatytas KPI „neviršyti biudžeto“ gali paskatinti ieškoti pigiausių tiekėjų, kas ilgainiui gali turėti neigiamą poveikį tiekiamų žaliavų kokybei. Tuo metu gamybos skyrius, gavęs nekokybiškas žaliavas, gali patirti sunkumų, bandydamas išlaikyti produkcijos kokybę. Toks nesuderinamumas ne tik mažina veiklos rezultatyvumą, bet ir blogina klientų patirtį bei sukuria kliūtis efektyviam tarpfunkciniam bendradarbiavimui. Tai gali netgi sukelti įtampą tarp padalinių, dėl kurios nukenčia bendras organizacijos efektyvumas.

    Patarimas:     Suderinkite visų padalinių KPI su bendrais organizacijos tikslais. Pradėkite nuo aiškaus aukšto lygio strateginių tikslų apibrėžimo ir užtikrinkite, kad kiekvieno padalinio KPI prisidėtų prie šių tikslų įgyvendinimo. Sukurti tarpfunkcinius KPI: Įveskite KPI, kurie skatina bendradarbiavimą tarp skyrių. Sukūrus KPI vienam padaliniui, jie turi būti suderinti su kitu padaliniu. Svarbu daugiausiai dėmesio skirti skaidrumui, bendradarbiavimui tarp padalinių ir užtikrinant, kad visi KPI būtų sitemiškai susieti su bendrais organizacijos bei kitų padalinių tikslais ir rodikliais. Taip pat organizacijos nepakankamai išnaudoja ir komandinius rodiklius (kurie yra bendri kelioms komandoms ar keliems žmonėms iš skirtingų funkcijų). 

  5. Rodikliai negeneruoja sprendimų. KPI esmė – skatinti progresą, tačiau dažnai nutinka taip, kad nepavykus pasiekti rodiklių, nėra sprendžiama, ką daryti toliau. Pavyzdžiui, rodiklių lentos raudonuoja, tačiau problemų lenta ar veiksmų planai lieka tušti. Tai rodo, kad KPI nebenaudojami kaip veiklos pagerinimo priemonė, o jų rodmenys netampa sprendimų priėmimo pagrindu. Tuomet ir patys rodikliai pradeda atrodyti mažiau prasmingi.

    Patarimas:     Registruokite problemas, trukdančias pasiekti KPI, ir susitarkite dėl veiksmų planų. Skirkite atsakingus asmenis ir nustatykite terminus veiksmų įgyvendinimui. Tokiu būdu įpareigosite darbuotojus ir suteiksite jiems galimybę prisidėti prie nuolatinio veiklos tobulėjimo. Registruoti veiksmai užtikrina ilgalaikį rezultatų (ir, atitinkamai, rodiklių reikšmių) gerėjimą. 

Efektyvus KPI valdymas reikalauja nuolatinio stebėjimo, aiškaus rodiklių apibrėžimo ir jų suderinimo su bendrais įmonės tikslais, kad visi skyriai veiktų vieninga kryptimi, spręstų problemas ir skatintų nuolatinį tobulėjimą. Kai šie procesai tinkamai valdomi, KPI tampa naudingu ir efektyviu valdymo įrankiu, o ne našta, „papildomu darbu“. 
SPRENDIMAI

Domina vidiniai mokymai?