Šiuolaikinis problemų sprendimas: PDCA ciklo galia

2025-05-29 

Efektyvus problemų sprendimas organizacijoje prasideda nuo aiškios ir struktūruotos metodikos. Viena iš Lietuvoje jau irgi paplitusių praktikų – PDCA (Plan-Do-Check-Act) ciklas, dar vadinamas PDTV (planuoti-daryti-tikrinti-veikti) arba tiesiog A3 metodika (kadangi komanda pildo A3 formos dydžio „problemos pasą“). Jis kaip geroji praktika padeda organizacijoms sistemingiau identifikuoti ir spręsti problemas.  

PDCA metodas itin gerai tinka problemoms, kurios pagal savo prigimtį yra kompleksinės (liečiančios skirtingus procesus, padalinius, funkcijas) bei sisteminės, pasikartojančios. Tačiau jis taip pat yra puikus būdas ugdyti problemų sprendimo kompetencijas ir komandoje, sprendžiant lokalesnes problemas. 

Jeigu jums nepatinka „spręsti problemas“ akcentas, galite startuoti nuo tikslo formuluotės ir labiau akcentuoti galimybes, kurias bandote išvystyti, ar pagerinimus veikloje, kuriuos norite realizuoti.  

1. Planuoti (Plan). Pirmasis žingsnis – problemos identifikavimas ir tikslo nustatymas. Jis apima ir problemos analizę, duomenų surinkimą, analizę bei pagrindinių priežasčių nustatymą. Priežasčių nustatymui dažniausiai naudojami metodai kaip „5 kodėl“ arba „Žuvies kaulo“ (Ishikawa) diagrama. 

2. Daryti (Do). Šiame etape pagrindinėms priežastims numatomi ir įgyvendinami sprendimai. Svarbu užtikrinti, kad visi komandos nariai suprastų savo vaidmenis ir atsakomybes šioje komandoje bei šiame etape, o procesas būtų ir toliau koordinuojamas. 

3. Tikrinti, testuoti (Check). Įgyvendinus veiksmus, būtina įvertinti jų efektyvumą. Tai atliekama renkant duomenis ir analizuojant rezultatus arba kitaip ištestuojant sprendinius, suskaičiuojant pasiektą naudą.  

4. Veikti (Act), atsižvelgiant į testavimo rezultatus. Jei rezultatai yra geri, progresas pakankamas, sprendimai gali būti standartizuoti, išplėsti į kitas darbo vietas ar procesus. Jei problemos sprendimas pasiekė numatytus tikslus, tai įrodo jų veiksmingumą. Jei ne – būtina grįžti į ankstesnius PDCA etapus (duomenų analizę, nepasirinktas priežastis, įvardintus, tačiau neįgyvendintus sprendimus ir kt.). Tai gali pratęsti ta pati komanda arba galima formuoti naują.  

Kodėl PDCA veikia? PDCA ciklas yra lankstus ir pritaikomas įvairioms veiklos sritims, problemų sprendimui ar galimybių išvystymui, gerinimo veiksmams. Jis padeda užtikrinti, kad problemos sprendimas nėra vienkartinis veiksmas, bet nuolatinis tobulėjimo procesas.