Apr 22 / Lina Jankauskienė

Kas tas efektyvumas ir kaip jį padidinti?

Dalinasi Lina Jankauskienė  
2025-04-22

Tam, kad organizacija galėtų eiti efektyvumo keliu, visų pirma reikia teisingos lyderystės, kuri leistų formuotis norimai naujai kultūrai, gebėtų sudominti ir įtraukti vadovus bei darbuotojus. Apie tai jau kalbėjome ProcesųPRO pokalbiuose #6 Nuolatinio tobulinimas, #8 LEAN diegimas ir #9 Kaizen. Juos galite rasti straipsnio apačioje.

Tačiau taip pat svarbu ir gebėti tinkamai iškomunikuoti, ką jūs laikysite efektyvumu bei ką - patobulinimu. Be šio žingsnio labai lengva tapti panašiems į biudžetines įstaigas, kurios kiekvieną efektyvumo idėją palydi „funkcijų dubliavimo mažinimo“ ir „etatų mažinimo“ iniciatyvomis (aš asmeniškai manau, kad abi gali būti labai toli nuo tikrojo efektyvumo).

KAS YRA VERTĖ?
Tai pirmasis klausimas, į kurį reikia sąžiningai sau atsakyti. Komercinėms organizacijoms šiek tiek paprasčiau – nes klientai už vertę sumoka, arba supranta, kad mokant už prekę, paslaugą, ji tarsi įskaičiuota. Pavyzdžiui, jeigu atėjote pas odontologą, tai mokate už tai, kad jums žiūri į burną, diagnozuoja, skiria gydymą, gydo ir pan. Tai yra vertės „minutės“. Kol sėdime ant kėdės prie kabineto laukdami, kol odontologas ieško jūsų kortelės ar darbo priemonių – ne vertės (švaistymų) laikas.

Jeigu esate viešojo sektoriaus organizacija, greičiausiai neturite nei paslaugų, nei už jas tiesiogiai sumokančių klientų. Tuomet reikia ieškoti svarbiausių, iš esmės būdingų funkcijai veiksmų. Pavyzdžiui, jeigu esate teismas, klientas tikisi, kad atidžiai analizuojate pateiktus dokumentus, išklausote šalis posėdžio metu, parengiate ir viešinate teismo sprendimą. Tai bus vertės „minutės“. Ginčo šalims važinėti į teismą pateikti papildomą dokumentą, laukti kelis mėnesius eilėje ar teisėjui - taisyti nekorektiškai parengtus teisėjo padėjėjo dokumentus nebus vertingas laikas.
Su verte nereikia „nusifilosofuoti“ – ji visada yra akivaizdi. Jeigu jau diskutuojate, greičiausiai bandote apginti nenaudingą dalyką kaip ne tokį jau ir blogą ar gal vis dar reikalingą esamomis veiklos sąlygomis (kas, beje, gali būti tiesa). Jeigu sunku atsakyti, kokią vertę kuriame šiame procese ar savo veikloje, tiesiog paklauskite savo klientų ar vidinio kliento – kolegos, jie tikrai padės suprasti.

ŠVAISTYMAI
Visa kita, deja, bet yra švaistymai, nuostoliai, muda (japon.). Taip, kartais mes kitaip veikti negalime ar nenorime, bet nuo to tai netampa labiau vertinga. Todėl jeigu tik galime, šalinkime juos iš savo veiklos, ir sutaupysime daugiau laiko vertingoms „minutėms“.
Pagrindiniai švaistymai yra:
  • TRANSPORTAVIMAS – kai vežiojame ar nešiojame daiktus, dokumentus (atvažiuojame pas odontologą ar atvežėme teismui dokumentus, ieškome parkavimo vietos, vykstame pakartotiniams vizitams ar posėdžiams ir pan.).
  • JUDĖJIMAS – kai juda asmuo (žingsniai ar kiti judesiai) (einame per odontologijos kliniką, nes nepatogus korpusų išdėstymas ar blaškomės teisme, taip pat, kai judame elektroninėje erdvėje, nes niekaip nerandame reikalingų kontaktų ar dokumentų formų ir pan.)
  • LAUKIMAS – kai laukiame eilėje mes ar mūsų atvejai (laukiame prie odontologo kabineto, laukiame, kol teismas priims dokumentus ar sprendimą ir pan.).
  • SANDĖLIAVIMAS – kai turime žaliavų, pusgaminių ar gaminių ir juos sandėliuojame arba esame apsikrovę, „sandėliuojame“ eilėje kitus dalykus – dokumentus, el.laiškus ir pan. (odontologai galbūt sandėliuoja daug darbo priemonių ir vaistinių medžiagų, netvarkingai „sandėliuojamos“ pacientų kortelės, teismas „sandėliuoja“ bylas, nes dėl didelio krūvio nespėja peržiūrėti optimaliais terminais ir pan.).
  • PERTEKLINĖ GAMYBA (PERTEKLINIAI REZULTATAI) – kai gaminame daugiau ir kokybiškiau, negu iš tiesų reikia klientams (pavyzdžiui, kepykla ryte prikepė daugiau bandelių, negu per dieną nuperkama, nes patogiau kepti „vienu kartu“, o ne „po kelias“; odontologas stengėsi labai kokybiškai padaryti plombą pacientui vaikui, nors po kelių metų pieninis dantukas vis tiek iškris ir kokybės nespėsime įvertinti; teismas surašė labai detalų sprendimą, ir dėl to ilgai užtruko, nors vartotojas privatus asmuo vis tiek nesupras, kas parašyta, ir pan.).
  • NEKOKYBĖ (KLAIDOS, BROKAS) – tai, kas nepavyko iš pirmo karto ir turime perdaryti (pavyzdžiui, odontologas įdėjo plombą, tačiau ji iškrito ir reikia įdėti iš naujo; teismas padarė procedūrinius pažeidimus (klaidą), dėl kurių reikia iš naujo nagrinėti bylą, ir pan.).
Šis švaistymų sąrašas – kaip atmintinė, kur švaistymai slepiasi. Žinoma, jie dažniausiai „po vieną nevaikšto“ – žiūrėk, nepatogiai „besandėliuodami“ pacientų korteles (sandėliavimas), turime ilgai ieškoti reikalingos (perteklinis darbas, judėjimas), o dar ir sumaišome (klaida).

Mūsų realybė yra tokia, kad negalime visų švaistymų pašalinti. Tačiau bent keletą, svarbiausių, „žemai kabančių vaisių“ tikrai galime susitvarkyti neapsisunkindami savęs. Kitąmet gal sutvarkysime kitus. Tokiu būdu pamažus judėdami galime įgyvendinti tikrai nemažus pokyčius. Svarbiausia yra neapsimesti, kad viskas mūsų veikloje „vertinga“, nes tikrai taip nėra.

PATS NEEFEKTYVIAUSIAS DALYKAS – EFEKTYVINTI TAI, KAS NETURĖTŲ BŪTI DAROMA APSKRITAI. Tad kuo nuoširdžiausiai linkiu nepasiklysti jums šiuose labirintuose!

Daugiau sužinokite klausydami mūsų pokalbius:
  • ProcesųPRO pokalbiai #6 NUOLATINIS TOBULINIMAS
Write your awesome label here.
  • ProcesųPRO pokalbiai #8 LEAN DIEGIMAS
Write your awesome label here.
  • ProcesųPRO pokalbiai #9 KAIZEN PATOBULINIMŲ SISTEMA
Write your awesome label here.