Kaip SWOT analizė gali palengvinti strateginę sesiją?

Susirinkote planuoti strategijos. Nuo ko pradėti? Jei visą informaciją pateiks pagrindinis vadovas, galite jaustis neįsitraukę ir tiesiog vykdyti nurodymus. Jei leisitės į idėjų lietų, mintys susipins ir taps sunku išskirti, kas svarbiausia. Norint to išvengti, verta atlikti papildomą pratimą. Vienas efektyviausių metodų – SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (Lietuviškai SSGG: Stiprybės, Silpnybės, Galimybės, Grėsmės) (toliau – SWOT) analizė. Šis įrankis ne tik padeda analizuoti dabartinę situaciją, pažvelgti į ateitį, bet ir susikoncentruoti į esminius organizacijos aspektus ar įsisenėjusias problemas. Todėl SWOT analizę visuomet skatiname organizacijas atlikti besiruošiant strateginio planavimo sesijoms organizacijos ar padalinių lygiu. 

SWOT analizė gali būti atliekama bet kuriame strateginio planavimo etape, priklausomai nuo organizacijos situacijos. Tačiau dažniausiai ją rekomenduojama daryti tuomet, kai organizacija turi bent bendrą kryptį arba viziją. Štai kelios SWOT pritaikymo situacijos: 

Prieš nustatant tikslus: SWOT analizė padeda geriau suprasti įmonės dabartinę būklę ir galimas kryptis. Ji gali parodyti, kur slypi stiprybės, kokie trūkumai trukdo augimui ir kokios išorinės jėgos gali tapti naujomis galimybėmis ar grėsmėmis. 

Po tikslų nustatymo: Kai tikslai jau aiškiai apibrėžti, SWOT analizė gali padėti įvertinti jų realumą bei suplanuoti konkrečias užduotis ar projektus tikslams pasiekti. Pavyzdžiui, jei norite padidinti rinkos dalį, SWOT analizė gali padėti įvertinti, ar turimos stiprybės ir rinkos galimybės leidžia tai pasiekti arba ko reikia, norint tai pasiekti. 

Kai jau susirinkote atlikti SWOT analizės, turėkite moderatorių, kuris prieš pradedant sesiją, visiems dalyviams paaiškintų, kodėl vykdoma SWOT analizė ir kokių rezultatų siekiate. 

Atlikdami SWOT analizę, būtinai atsižvelkite į šiuos aspektus: 

Objektyvumas: Analizuodami silpnybes ir grėsmes, būkite savikritiški. Tik nuoširdus vertinimas padės suvokti tikrąją situaciją ir apsisaugoti nuo klaidų. Dar geriau, jeigu atlikdami šį pratimą, turite konkrečius duomenis, kuriais remiantis fiksuojate teiginius. 

Vidaus ir išorės veiksnių įvertinimas: Stiprybės ir silpnybės dažniausiai susijusios su vidiniais organizacijos veiksniais, o galimybės ir grėsmės kyla iš išorės. Suprasdami, ką galite kontroliuoti ir ko ne, galėsite geriau valdyti situaciją. 

Esminių faktorių išskyrimas: Nebūtina kiekvieną kategoriją užpildyti daugybe punktų. Priešingai, svarbiau išskirti keletą esminių faktorių, kad būtų lengviau susikoncentruoti į svarbiausius aspektus. 

Konkurentų analizė: Vertinkite savo stiprybes ir silpnybes, lygindami save su konkurentais (ar panašiomis organizacijomis). Tai, kas jums atrodo pranašumas, palyginus su stipresniu konkurentu, gali pasirodyti silpnybė. 

Ateities įžvalgos: SWOT analizė padeda ne tik suvokti dabartinę situaciją, bet ir pasiruošti ateities iššūkiams ir galimybėms, kurios gali kilti dėl rinkos tendencijų ar netikėtų pokyčių. 

Kiekybinė ir kokybinė analizė: Naudokitės tiek kiekybiniais, tiek kokybiniais duomenimis. Finansiniai rodikliai, rinkos tyrimai ir reputacijos vertinimas yra svarbūs siekiant objektyvumo. 

Kryžminė analizė: Svarbu susieti skirtingas kategorijas. Pavyzdžiui, kaip jūsų stiprybės gali padėti išnaudoti galimybes arba kaip silpnybės gali padidinti grėsmes? 

Patartina iš anksto nuspręsti koks bus sesijos formatas (ar analizę darysite visi kartu, ar grupėmis). Dažniausiai pradedama nuo Stiprybių. Klausimai, galintys padėti: Kokiomis sritimis didžiuojamės? Kokie mūsų pagrindiniai konkurenciniai pranašumai? Kokios mūsų stiprybės, vertinant klientų akimis?  

Tuomet aptarkite Silpnybes: Kur mūsų veikla gali būti efektyvesnė? Kokių resursų mums trūksta? Ką mūsų klientai dažnai kritikuoja? Ar yra sričių, kur konkurentai yra stipresni už mus? Nepamirškite, kad silpnybių pripažinimas yra pirmas žingsnis į jų sprendimą.  

Vėliau išskirkite Galimybes: Ar atsirado naujų rinkos segmentų ar klientų grupių? Kokios technologijos ar inovacijos galėtų padėti mums augti? Ar ekonominės, socialinės ar politinės tendencijos mums yra palankios?  

Pabaigoje aptarkite Grėsmes: Kokie konkurentai kelia didžiausią grėsmę? Ar yra reguliaciniai pokyčiai, kurie gali paveikti mūsų veiklą? Kokie išoriniai ekonominiai ar politiniai veiksniai gali neigiamai paveikti mūsų verslą? 

Kai surinkote visas idėjas, atlikite kryžminę analizę: kaip stiprybės gali padėti išnaudoti galimybes? Kaip silpnybės gali padidinti grėsmių riziką? Diskusija šiuo etapu padės geriau suprasti ryšius tarp skirtingų SWOT elementų ir galimus veiksmus. Norint dar daugiau struktūruoti šį žingsnį, galima atlikti TOWS analizę (aptariamos tos pačios sritys, kaip ir SWOT, tačiau daugiau akcentuojami veiksmai). 

Po to, kai identifikuotos visos stiprybės, silpnybės, galimybės ir grėsmės, svarbu suskirstyti jas pagal prioritetus. Išskirkite svarbiausius veiksnius, kuriuos reikės spręsti pirmiausiai. Tada pereikite prie veiksmų plano kūrimo, kuriame būtų aiškiai nurodyta, kokius žingsnius reikia atlikti (dabar arba ateityje). 

Sesijos pabaigoje apibendrinkite aptartus punktus ir paskirkite atsakomybes už kiekvieno veiksmo įgyvendinimą. Užtikrinkite, kad būtų aiškiai suprasta, kas atsakingas už konkrečius veiksmus ir kaip bus stebima pažanga. 

Atliekant SWOT analizę, būtina įtraukti įvairius suinteresuotuosius asmenis, kad būtų surinktas kuo įvairesnis požiūris į organizacijos stiprybes, silpnybes, galimybes ir grėsmes. Tai suteikia galimybę ne tik išsamiau suprasti įmonės vidinę būklę, bet ir aiškiau įvertinti išorinius veiksnius, kurie gali paveikti jos sėkmę. 

Analizę rekomenduojama pradėti nuo aukščiausios vadovybės – tai gali būti generalinis direktorius (CEO), operacijų direktorius (COO), finansų direktorius (CFO) bei kiti vykdomieji vadovai. Jų pagrindinė užduotis – nustatyti bendrovės strateginius prioritetus, ilgalaikę viziją ir kryptį. Tai suteikia pagrindą visai likusiai analizei ir užtikrina, kad kiekvienas organizacijos lygmuo laikytųsi bendros vizijos. 

Kai aukščiausioji vadovybė suformuluoja pirminius analizės rėmus, laikas įtraukti vidurinės grandies vadovus. Kiekvienas skyrius ar padalinys – ar tai būtų rinkodara, gamyba, pardavimai ar kitos funkcijos – turi galimybę atskirai išnagrinėti savo stiprybes, silpnybes, galimybes bei grėsmes, atsižvelgiant į organizacijos strateginius tikslus (dažnai sudaromas atskiras padalinio, funkcijos lygmens SWOT). Šis etapas suteikia analizės gilumo, nes vidurinės grandies vadovai gali pateikti vertingų įžvalgų iš savo kasdienės veiklos perspektyvos, atspindinčios specifinius iššūkius bei galimybes kiekviename padalinyje. 

Svarbu neapsiriboti vien vadovų požiūriu. Vertinga surinkti ir „pirmosios linijos“ darbuotojų nuomonę, nes būtent jie kasdien dirba su operaciniais procesais. Vidurinės grandies vadovai gali suorganizuoti komandos sesijas, kuriose darbuotojai turi galimybę išsakyti savo įžvalgas apie kasdienius procesus, kuriuos jie tiesiogiai valdo ir stebi. Tai leidžia pastebėti praktinius organizacijos stiprybių ir silpnybių aspektus, kurie dažnai nepatenka į aukščiausios vadovybės radarą. 

Kokybiškai, objektyviai atlikus SWOT analizę visuose lygmenyse, aukščiausia vadovybė ir komandų vadovai gali priimti labiau pagrįstus strateginius sprendimus. Tokiu būdu suformuluojami aiškūs veiksmų planai ir prioritetai, kurie užtikrina, kad organizacija judėtų į priekį su stipriu, gerai apgalvotų veiksmų pagrindu. Toks požiūris užtikrina, kad sprendimai būtų ne tik strategiški, bet ir praktiški, įgyvendinami realioje verslo ar veiklos aplinkoje, o įtraukti darbuotojai jaustųsi svarbia proceso dalimi.